Jogi információ
Adatkezelési tájékoztató
Ez a tájékoztató azt mutatja be, hogyan kezeli a személyes adatokat a HelpdeskHub szolgáltatás üzemeltetője a helpdeskhub.cloud oldalon, az app.helpdeskhub.cloud alkalmazásban és a beágyazható Segítség-ablakban.
1. Az adatkezelő
Az adatkezelő a Webshopbirodalom Kft. (székhely: 1144 Budapest, Szentmihályi út 4-6. 1. em. 44.; cégjegyzékszám: 01-09-330693, Fővárosi Törvényszék Cégbírósága; adószám: 26533593-1-42; e-mail: hello@webshopbirodalom.hu). Adatvédelmi kérdésekben a hello@webshopbirodalom.hu címen érhető el.
2. Két szerepünk
- Adatkezelőként kezeljük a regisztrált Előfizetők és ügyintézőik adatait, a számlázási adatokat, a HelpdeskHub saját ügyfélszolgálatához beérkező megkereséseket és a weboldal biztonsági naplóit — ezekről szól ez a tájékoztató.
- Adatfeldolgozóként kezeljük azokat az adatokat, amelyeket az Előfizetők ügyfelei (vásárlók, hívók) a HelpdeskHubbal működő webshopoknak küldenek. Ezeknek az adatoknak az adatkezelője az adott webshop: a kezelésükről a webshop adatkezelési tájékoztatója ad felvilágosítást, a mi feladatainkat pedig az ÁSZF 1. melléklete (Adatfeldolgozói feltételek) rögzíti.
3. A kezelt adatok
| Adatkezelés | Kezelt adatok | Cél és jogalap | Időtartam |
|---|---|---|---|
| Regisztráció és fiók | cégnév, név, e-mail-cím, jelszó (kivonatolva); Google-belépésnél a Google-fiók azonosítója és e-mail-címe; nyelvi és megjelenési beállítások | a fiók létrehozása, a belépés és a Szolgáltatás nyújtása — szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) | a fiók megszűnéséig; ezt követően 30 napon belül törlés |
| Ügyintézők (az Előfizető munkatársai) | név, e-mail-cím, szerepkör, a fiókban végzett műveletek naplója | hozzáférés- és jogosultságkezelés, a műveletek visszakereshetősége — szerződés teljesítése, illetve jogos érdek (6. cikk (1) b, f) | a felhasználó törléséig, illetve a fiók megszűnéséig |
| Előfizetés és számlázás | számlázási név, cím, adószám, e-mail-cím, a fizetési szolgáltatónál használt ügyfélazonosító, a fizetés állapota | díjfizetés és számlakiállítás — szerződés teljesítése; a számlák megőrzése jogi kötelezettség (6. cikk (1) b, c; számviteli törvény 169. §) | a számlák 8 évig; az egyéb adatok a szerződés megszűnéséig |
| Rendszerüzenetek | e-mail-cím | regisztráció megerősítése, jelszó-visszaállítás, szolgáltatási értesítések — szerződés teljesítése (6. cikk (1) b) | a fiók megszűnéséig |
| Levelek kézbesítésének mérése | a levél kézbesítése, megnyitása és a benne lévő linkekre kattintás | annak ellenőrzése, hogy üzeneteink célba értek-e — jogos érdek (6. cikk (1) f) | legfeljebb 1 év |
| A HelpdeskHub saját ügyfélszolgálata (Segítség-ablak, e-mail) | név, e-mail-cím, a megkeresés tartalma, csatolmányok | a kérdések megválaszolása — jogos érdek, illetve szerződés teljesítése (6. cikk (1) b, f) | az utolsó aktivitástól számított 2 év elteltével a rendszer automatikusan anonimizálja |
| Biztonsági naplók | IP-cím, időbélyeg, a kérés technikai adatai | a rendszer biztonsága, visszaélések kiszűrése — jogos érdek (6. cikk (1) f) | a webszerver-naplók 14 napig |
4. Sütik és helyi tárolás
A helpdeskhub.cloud weboldal nem használ sütiket és látogatottságmérő eszközöket. Az app.helpdeskhub.cloud alkalmazás a böngésző helyi tárolójában (localStorage) tárolja a bejelentkezést igazoló azonosítót, valamint a választott nyelvet és megjelenést — ezek a Szolgáltatás működéséhez feltétlenül szükségesek, ezért hozzájárulást nem igényelnek; kijelentkezéskor a bejelentkezési azonosító törlődik. A beágyazott Segítség-ablak nem tárol adatot a böngészőben. Leveleinkben mérjük a kézbesítést, a megnyitást és a linkekre kattintást.
5. Adatfeldolgozók
A Szolgáltatás működtetéséhez az alábbi adatfeldolgozókat vesszük igénybe. Az e-maileket és az SMS-eket a Webshopbirodalom Kft. saját rendszere kézbesíti.
| Adatfeldolgozó | Feladat | Helyszín |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Németország) | szerverek, adattárolás | Németország (EU) |
| Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin) | online bankkártyás fizetés | Írország (EU) |
| Billingo Zrt. | számlakiállítás | Magyarország (EU) |
| Google Ireland Ltd. | Google-fiókos belépés (ha az ügyintéző ezt választja); a telefonos AI tudásbázis-keresése | EU / USA |
| Anthropic PBC | AI-funkciók (címkézés, válaszjavaslat, AI-chat) — a megkeresések szövegének feldolgozása | USA |
| Voyage AI Inc. | tudásbázis-keresés (szövegbeágyazás) — az AI-funkcióknál | USA |
| Vapi (vapi.ai) | telefonos AI: a hívás vezérlése, felvétele és összefoglalása — csak a Business csomag telefonos funkciójánál | USA |
| Twilio Inc. | telefonszám és hívástovábbítás — csak a telefonos funkciónál | USA |
| Deepgram Inc. (a Vapi útján) | beszédfelismerés (hívásátirat) | USA |
| OpenAI (a Vapi útján) | nyelvi modell a telefonos AI-ban | USA |
| Microsoft Azure (a Vapi útján) | gépi hang (szövegfelolvasás) a telefonos AI-ban | EU / USA |
6. Adattovábbítás az EU-n kívülre
Az USA-ban működő adatfeldolgozók felé az adattovábbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (DPF) szerinti tanúsítás alapján, ennek hiányában az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (SCC) alapján történik. Az AI-funkciók és a telefonos AI az Előfizető által bekapcsolt funkciókhoz kapcsolódnak.
7. Az Ön jogai
Ön kérheti a személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását, élhet az adathordozhatósághoz való joggal, és tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Kérelmét a hello@webshopbirodalom.hu címre küldheti; legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk.
Ha úgy érzi, hogy megsértettük a jogait, panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH; 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; naih.hu; ugyfelszolgalat@naih.hu), vagy bírósághoz fordulhat — a pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.
8. Adatbiztonság
Az adatokat titkosított kapcsolaton (TLS) keresztül továbbítjuk, a jelszavakat kivonatolva tároljuk, az Előfizetők adatait bérlőnként, sorszintű hozzáférés-szabályozással különítjük el, és a hozzáféréseket jogosultsághoz kötjük.
9. A tájékoztató módosítása
A tájékoztatót a szolgáltatás vagy a jogszabályok változásakor módosíthatjuk; a lényeges változásokról a regisztrált Előfizetőket e-mailben értesítjük.